In deze Algemene Privacyverklaring (hierna: "Privacyverklaring") geven wij aan hoe Fugro omgaat met de persoonsgegevens van (mogelijke) klanten, leveranciers en bezoekers van onze vestigingen en websites. In het bijzonder wordt omschreven hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, bewaren, beveiligen en gebruiken (“verwerken”) wanneer u producten of diensten van ons afneemt c.q. aan ons levert, en onze vestigingen en website(s) bezoekt.
Waar in deze Privacyverklaring wordt verwezen naar "Fugro", "wij", of "onze", wordt daarmee iedere Fugro-onderneming bedoeld die verantwoordelijk is voor uw Persoonsgegevens; deze treedt op als “verantwoordelijke". Dit is/zijn de onderneming(en) met wie u een overeenkomst aangaat of bent aangegaan of wiens vestiging of website u bezoekt of met wie u op enige andere wijze contact hebt. Voor een volledig overzicht van alle vestigingen en contactgegevens van de Fugro-ondernemingen kunt u hier klikken.
Waar in deze Privacyverklaring wordt gesproken over "Persoonsgegevens", wordt daarmee alle informatie bedoeld waarmee u geïdentificeerd kunt worden (zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, etc.).
Reikwijdte van deze Privacyverklaring
In deze Algemene Privacyverklaring (hierna: "Privacyverklaring") omschrijven wij hoe Fugro de Persoonsgegevens van (potentiële) klanten, leveranciers en (website) bezoekers verwerkt.
- (Potentiële) klanten - Wanneer wij zaken doen met onze klanten, omvatten de Persoonsgegevens die wij van hen verwerken de contactgegevens van de (rechtsgeldige) vertegenwoordigers en de contactpersonen van die klant. Deze Persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld, o.a. via onze website, telefonisch, per e-mail of middels door u ingevulde formulieren en ingediende verzoeken, alsmede gedurende zakelijke besprekingen en/of andere bijeenkomsten
- Leveranciers - Wanneer wij zaken doen met onze leveranciers, omvatten de Persoonsgegevens die wij van hen verwerken de contactgegevens van de (rechtsgeldige) vertegenwoordigers en de contactpersonen van die leverancier. Deze Persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld, o.a. telefonisch en per e-mail
- Bezoekers – Wanneer u een vestiging van ons bezoekt, worden uw Persoonsgegevens door ons verwerkt als onderdeel van onze veiligheids- en beveiligingsprocedures
- Bezoekers aan onze website - Wanneer u onze website(s) bezoekt, worden uw Persoonsgegevens o.a. door ons verwerkt in verband met uw registratie, aankoop, verzoek om inlichtingen en inschrijving voor het ontvangen van marketingmateriaal. Daarnaast verzamelen wij op geautomatiseerde wijze ook in beperkte mate gegevens tijdens uw bezoek aan onze website(s)
Welke Persoonsgegevens worden door ons verwerkt?
Het soort Persoonsgegevens dat wij verwerken is afhankelijk van onze relatie met u en van het soort diensten dat wij u verlenen.
(Potentiële) klanten en leveranciers
Wij verwerken, voor zover wij daarover beschikken en met inachtneming van de toepasselijke wetgeving, de volgende Persoonsgegevens van (potentiële) klanten en leveranciers:
- uw contactgegevens- uw NAW-gegevens en overige contactgegevens die u ons verstrekt, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
- uw communicatiegegevens - door u ingediende verzoeken of klachten en overige gegevens die wij ontvangen wanneer u per e-mail of via onze website met ons communiceert;
- uw gebruik van onze diensten - informatie met betrekking tot uw gebruik van onze diensten, zoals informatie over uw aankoop
- uw financiële gegevens - aan ons verstrekte financiële informatie met betrekking tot u als klant of leverancier, zoals gegevens over uw bankrekening of factuurgegevens
- beelden van bewakingscamera's - bij het betreden van onze vestigingen kunnen bewakingscamera's opnamen van u maken, die bewaard kunnen worden. Daarnaast kunnen er tijdens evenementen en op beurzen video-opnamen van u worden gemaakt en bewaard
- opnamen van webinars en andere evenementen - wanneer u deelneemt aan onze webinars of andere door ons georganiseerde evenementen kunnen er geluids- of video-opnamen en foto's worden gemaakt. In dat geval wordt u daar van tevoren attent op gemaakt. Als u niet wilt dat er opnamen van u worden gemaakt, kunt u besluiten de webinar of de bijeenkomst te verlaten
- overige Persoonsgegevens - alle overige Persoonsgegevens die u ons verstrekt tijdens uw contractuele relatie met Fugro
Bezoekers aan onze vestigingen
Wij verwerken de volgende Persoonsgegevens van degenen die onze vestigingen bezoeken:
- uw contactgegevens- uw naam en overige contactgegevens die u ons verstrekt, zoals uw adres, telefoonnummer en e-mailadres
- beelden van bewakingscamera's - bij het betreden van onze vestigingen kunnen bewakingscamera's opnamen van u maken die bewaard kunnen worden
Bezoekers van onze website
Wij verwerken de volgende Persoonsgegevens wanneer u onze website(s) bezoekt:
- uw contactgegevens- uw NAW-gegevens en overige contactgegevens die u ons verstrekt, zoals telefoonnummer en e-mailadres
- uw communicatiegegevens - door u ingediende verzoeken of klachten en overige gegevens die wij ontvangen wanneer u per e-mail of via onze website met ons communiceert
- automatisch verzamelde gegevens - wanneer u onze website(s) bezoekt, worden er via uw browser of apparaat door middel van cookies en andere technieken, zoals Google Analytics, automatisch gegevens verzameld. Op deze wijze worden bezoekers van onze website(s) gevolgd en wordt informatie over hun bezoek opgeslagen. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie over het automatisch verzamelen van deze gegevens.
Voor welke doeleinden worden uw Persoonsgegevens verwerkt?
- De verwerking vindt plaats in verband met het nakomen van verplichtingen uit hoofde van de met u afgesloten overeenkomsten en om u de verzochte informatie en diensten te verstrekken. Hiertoe behoort het registreren en in behandeling nemen van verzoeken, vragen om inlichtingen, en klachten en het versturen of betalen van facturen
- Als u een (potentiële) klant of bezoeker van onze website bent, verwerken wij uw Persoonsgegevens om u per e-mail of op andere elektronische wijze marketingmateriaal (zoals onze nieuwsbrief) te sturen. Dat doen wij echter uitsluitend met uw voorafgaande toestemming. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken (zie onderdeel 10)
- Wij verwerken uw Persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals de verplichting tot het bijhouden van voldoende bedrijfsgegevens, het voldoen aan rechtmatige verzoeken van overheids- en andere openbare instanties, en ter naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving
- Daarnaast verwerken wij uw Persoonsgegevens voor onze gerechtvaardigde (zakelijke) belangen, zoals:
- het beheer van ons interne klantenbestand (CRM) en om contact met u op te nemen voor marketing- en andere commerciële doeleinden;
- het exploiteren en uitbreiden van onze bedrijfsactiviteiten, het ontwikkelen en verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening, het verkrijgen van een beter inzicht in u als klant (klantenoptimalisering), en het genereren van algemene statistieken met betrekking tot de gebruikers van onze diensten;
- het meten van en verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid van onze marketing;
- het waarborgen van de integriteit van onze systemen (bijvoorbeeld het voorkomen van hacking, fraude en spam) en het beveiligen van onze vestigingen;
- het beheren en bijhouden van registers alsmede voor training- en onderwijsdoeleinden; en
- het bevorderen van de bedrijfsvoering en bedrijfstransacties (bijv. in geval van een fusie of overname).
Op welke rechtsgrond worden uw Persoonsgegevens verwerkt?
Uw Persoonsgegevens worden te allen tijde door ons verwerkt overeenkomstig het toepasselijke recht. Dit houdt in dat wij uw Persoonsgegevens uitsluitend gebruiken wanneer die afdoende en relevant zijn, en beperkt tot het strikt noodzakelijke. Wij verwerken uw Persoonsgegevens uitsluitend als wij daarvoor een rechtsgrond hebben.
De rechtsgronden voor de verwerking van uw Persoonsgegevens zijn als volgt:
- het uitvoeren van onze overeenkomst(en) met u
- het handelen op basis van uw toestemming
- het voldoen aan een wettelijke verplichting
- het behartigen van onze gerechtvaardigde (zakelijke) belangen (of die van derden) tenzij uw belangen en fundamentele rechten zwaarder wegen dan onze belangen
Met wie worden uw Persoonsgegevens gedeeld?
Wij delen uw Persoonsgegevens met externe partijen die ons behulpzaam zijn bij het uitvoeren van onze dienstverlening of om onze activiteiten te kunnen uitvoeren en uitbreiden. Dit gebeurt uitsluitend indien hiervoor een noodzaak bestaat en nadat hierover met de betreffende partijen contractuele afspraken zijn gemaakt.
Uw Persoonsgegevens kunnen beschikbaar worden gesteld aan de volgende partijen:
- andere onderdelen van de Fugro-groep - Uw Persoonsgegevens kunnen intern beschikbaar worden gesteld aan andere onderdelen van de Fugro-groep voor interne administratieve, management- of bedrijfsdoeleinden. Uw Persoonsgegevens worden uitsluitend door onderdelen van de Fugro-groep verwerkt voor marketingdoeleinden als zij daarvoor een rechtsgrond hebben. Voor een volledig overzicht van alle Fugro-ondernemingen kunt u hier klikken
- dienstverleners - Wij maken bij onze dienstverlening gebruik van derden, zoals zakelijke partners, leveranciers (inclusief aanbieders van IT-diensten) en analytici en aanbieders van zoekmachines om onze website te verbeteren en te optimaliseren (o.a. Google Analytics)
- derden indien wettelijk voorgeschreven - Wij kunnen uw Persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer dit wettelijk is voorgeschreven (zoals aan de belastingdienst of overheidsinstanties of juridische instellingen) of in het kader van een onderzoek, voorschrift van toezichthouders, gerechtelijke procedure, rechterlijke beschikkingen of rechtsgedingen
- derden in geval van bedrijfstransacties - Informatie over onze klanten, inclusief Persoonsgegevens, kunnen beschikbaar worden gesteld in het kader van een bedrijfstransactie (zoals een juridische fusie)
Hoe worden uw Persoonsgegevens door ons gedeeld?
Wij nemen alle noodzakelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens op veilige wijze worden gedeeld en behandeld, overeenkomstig deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving. Dit betekent dat wij gepaste wettelijke afspraken maken met de ontvangers van uw gegevens, zoals het overeenkomen van door de Europese Commissie van de Europese Unie goedgekeurde Standaardcontractbepalingen (“SCB's") of vergelijkbare bepalingen met partijen buiten de Europese Economische Ruimte. Indien u documentatie wenst te ontvangen waaruit de gepaste waarborgen blijken, kunt u hiertoe een e-mail sturen aan dataprivacy@fugro.com.
Hoe worden uw Persoonsgegevens door ons beveiligd?
Fugro neemt gepaste maatregelen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens afdoende beveiligd zijn. Wij nemen daarbij gepaste technische, fysieke en organisatorische maatregelen.
Hiertoe behoren maatregelen om de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot die personen die daar toegang toe moeten hebben in verband met een van de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden. Daarnaast nemen wij contractuele maatregelen om ervoor te zorgen dat derden die namens ons uw Persoonsgegevens verwerken minimaal dezelfde beveiligings- en integriteitsnormen toepassen als die wij hebben vastgesteld.
Hoe lang bewaren wij uw Persoonsgegevens?
Uw Persoonsgegevens worden door ons bewaard gedurende de wettelijk voorgeschreven termijnen en voor zolang als deze nodig zijn voor het doeleinde waarvoor ze worden verwerkt (bijvoorbeeld zo lang als nodig is om u klantenservice te kunnen aanbieden, uw vragen te beantwoorden, of technische problemen op te lossen), tenzij ze langer bewaard moeten worden teneinde te voldoen aan registratie- of commerciële vereisten. Indien u meer informatie wenst over hoe lang wij uw Persoonsgegevens bewaren, kunt u een e-mail sturen aan dataprivacy@fugro.com.
Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens?
U heeft diverse rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die door Fugro worden verwerkt. Zo hebt u het recht op inzage, beoordeling, correctie, beperking van de verwerking of wissen van de door u tijdens de dienstverband verstrekte Persoonsgegevens. U kunt uw rechten uitoefenen door ons een e-mail te sturen op het volgende adres: dataprivacy@fugro.com. Wij reageren op uw verzoek op de wettelijk voorgeschreven wijze.
Als onderdeel van uw verzoek dient u aan te geven welke van uw Persoonsgegevens u wenst te ontvangen, wijzigen of te laten verwijderen uit onze database of welke beperkingen u aan het gebruik ervan wenst te stellen. Aan uw verzoek wordt zo snel als redelijk mogelijk voldaan en overeenkomstig het bepaalde in de wet. Wij wijzen u erop dat wij bepaalde Persoonsgegevens mogelijk moeten bewaren in het kader van de administratie en/of het afronden van transacties die u in gang hebt gezet voordat u uw verzoek tot wijziging of wissen indiende.
Indien uw Persoonsgegevens met uw toestemming zijn verwerkt, kunt u deze te allen tijde intrekken door een e-mail met die strekking aan dataprivacy@fugro.com te sturen. Wij wijzen u erop dat het intrekken van de toestemming niet afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan en dat wij uitsluitend op uw verzoek kunnen reageren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Indien u van mening bent dat de verwerking van uw Persoonsgegevens een inbreuk vormt op deze Privacyverklaring of het toepasselijk recht, neemt u dan contact op via dataprivacy@fugro.com. Als u een klant of leverancier bent, kunt u uw zorgen tevens kenbaar maken aan uw contactpersoon bij Fugro of via Fugro's ‘Speak Up Procedure’. Indien u van mening bent dat Fugro niet voldoende tegemoet is gekomen aan uw klachten, kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in het land waarin u woonachtig of werkzaam bent.
Is deze Privacyverklaring van toepassing op andere websites waarop u terechtkomt door te klikken op links op onze website?
Onze websites kunnen links bevatten van en naar website van derden. Die websites worden mogelijk beheerd door zakelijke partners of socialmedianetwerken. Wij wijzen u erop dat die websites over hun eigen privacyverklaringen beschikken en dat Fugro op geen enkele wijze verantwoordelijk of aansprakelijk is voor het/de daarop toepasselijke beleid of privacyverklaringen. Wij raden u aan, voordat u uw Persoonsgegevens verstrekt, de op de websites gepubliceerde privacyverklaringen door te lezen.
Hoe kunt u contact met Fugro opnemen bij vragen over privacy?
Mocht u vragen of zorgen hebben over deze Privacyverklaring of het verwerken van uw Persoonsgegevens, of uw rechten willen uitoefenen, dan kunt u dit doen door een e-mail aan dataprivacy@fugro.com te sturen, waarin u de aard van uw verzoek duidelijk omschrijft.